Hvis du er så heldig at du har en bunke med gamle familiebrev, sitter du på en gullgruve. Brevskriving har nærmest gått i glemmeboken siden oppfinnelsen av e-post, sms, Twitter og Facebook, for å nevne noen. Gamle brev i slektsforsknings-dokument-samlingen din bør bevares for fremtidige generasjoner. Enten du har 100 brev eller bare ett, er disse viktige for slektshistorien din og er et viktig tillegg.
Familiebrev er en unik samling av dokumenter. Hvis de inkluderer krigsbrev, har disse kanskje ikke bare personlig verdi, men også historisk verdi. Spesielt hvis din forfader skrev detaljer om krigen i sine brev. Kjærlighetsbrev er en flott ressurs for slektsforskningsinformasjon, ettersom de kan hjelpe deg å få innblikk i hvordan forfedrene dine møttes og forelsket seg.
Denne informasjonen er uvurderlig og bør bli tatt godt vare på.
La oss organisere
Først av alt bør vi sørge for å bli organiserte. Mange slektsforskere har bunker med brev, skobokser fulle av brev eller stabler med brev ombundet med en gummistrikk. Å organisere disse brevbuntene vil hjelpe deg med å administrere dine slektsforsknings-dokumenter, og i løpet av denne prosessen vil du kanskje komme over ny informasjon.
- Den enkleste måten å begynne å organisere brevene dine på er ved å plassere dem i kronologisk rekkefølge. Studer datoen på brevet eller på frimerket. Uansett er det viktig at du er konsekvent.
- Har du brev fra flere familiemedlemmer? Organiser dem i så fall først etter etternavn og deretter i kronologisk rekkefølge for hvert etternavn. Denne metoden hjelper deg til å finne brev skrevet av en bestemt person kjapt og enkelt.
- Hvis du har bunker med brev for forskjellige begivenheter i dine forfedres liv, kan du vurdere å organisere disse etter de forskjellige begivenhetene. Du kan for eksempel putte alle Andre verdenskrig-brevene sammen, alle skole-brev sammen, osv. Etter at du har kategorisert disse, kan du organisere etter dato.
- Det viktigste når det gjelder organisering av brev er å finne et system som fungerer for deg. Deretter må du være konsekvent med de valgte metodene gjennom hele prosessen.
Brett og flat ut
Så snart du har bestemt deg for en organiserings-metode, er det på tide å gjøre litt oppbevarings-arbeid. The Society of American Archivist Glossary of Terms definerer bevaring som “tiltak for å forhindre ødeleggelse eller tap”.
Mange spør meg når det gjelder gamle familiebrev: Skal jeg la brevene ligge i konvolutten eller tar jeg dem ut? Mitt svar er bestandig: Ta brevene ut av konvoluttene.
Ved å la brevene ligge sammenbrettet i konvoluttene blir de mer ødelagte ettersom tiden går, fordi hver gang noen tar dem ut og bretter ut og sammen igjen, slites foldene, noe som øker risikoen for at brevene revner. Du vil ikke at brevene dine skal bli ødelagte; her er noen tips for å sikre dine gamle familiebrev.
- Ta hvert brev ut av konvolutten og brett det ut slik at det ligger flatt. ADVARSEL: Hold hvert brev sammen med tilhørende konvolutt og pass på at du ikke blander forskjellige brev og konvolutter. Jeg foreslår at du tar ut og stryker ut hvert enkelt brev og bruker en plast-binders for å holde brevet sammen med sin tilhørende konvolutt. BRUK IKKE binders eller stifter av metall på dokumentene dine! Metall-binderser og -stifter vil skade dokumentene dine ved å ruste og sette seg fast i dokumentene, og det vil resultere i flekker og oppripning i det du forsøker å fjerne bindersene fra papiret.
- Hvis brevene dine har ligget sammenbrettet i konvoluttene over lengre tid, vil de kanskje ikke kunne flates ut automatisk. I et slik tilfelle vil du måtte forsiktig hjelpe dem med å strykes ut. Legg brevet på en ren og tørr overflate uten direkte sollys – på et sted hvor de kan ligge urørt en stund. Sørg for at konvolutten ligger sammen med brevene slik at de ikke skilles, selv om konvolutten kanskje ikke trenger å bli flatet ut.
Beskyttelse
Nå som du har flatet ut brevene dine, er det på tide å «pakke dem inn». Formålet med å «pakke inn» brevene og konvoluttene er å beskytte dem fullstendig fra skade mens de håndteres. Ideelt sett bør du ikke ta for mye på brevene dine, men ved å «pakke dem inn» vil du også holde støv og skitt vekk fra dokumentene.
- Kjøp arkivlommer for dokumenter som er syrefrie, ligninfrie og som har passert P.A.T. Materialet som benyttes i disse lommene kan være mylar, polyester eller polypropylen. Lommene kommer i forskjellige formater for å tilpasses for papirer i forskjellige størrelser. Sørg for at du får riktig størrelse i forhold til brevene dine og at de tillater noen millimeter ekstra rom rundt det hele. Du vil ikke være slik at du må trykke dokumentene eller brevene ned i lommene, eller ha for mye plass til overs slik at brevene sklir omkring. Dette punktet må ikke overses, da feil eller dårlige lommer kan føre til skader på dokumentene dine.
- Plasser konvolutten sammen med brevet i plastlommen. Hvis konvolutten fremdeles har flippen i behold, bør du passe på at denne peker nedover og ikke kommer i kontakt med brevet. Limstripen på konvolutt-flippen kan inneholde kjemikalier som kan ødelegge brevet ditt ved kontakt.
- Så fort du har plassert brevet og konvolutten sammen i lommen, vil du se at lommen automatisk legger seg rundt dokumentet via statisk elektrisitet. Dette holder lommen lukket for å forsvare brevene dine og forhindrer at de faller ut.
Så snart brevene er «kapslet inn», kan du plassere disse i arkivfilmapper og arkivskap, eller lagre dem i ringpermer.
